ソーシャルメディアポリシー
第 1 条 （目的）
本規程は、当社におけるソーシャルメディアの会社アカウントの適正な利用を図るために必要な事項等を定めることを目的とする。
第 2 条 （定義）
本規程において使用する用語の定義は以下の通りとする。
（１）会社アカウント
当社が保険会社の委託業務遂行のために管理・運用するソーシャルメディアのアカウントをいう。
（２）ソーシャルメディア
広くインターネット等を利用して情報を発信したり、あるいは相互に情報をやり取りする情報の伝達手段をいう。
（３）個人情報
生存する「個人に関する情報」であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの（他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができるものを含む。）又は個人識別符号が含まれるものをいう。
（４）チャット
コンピューターネットワーク上でリアルタイムで行われる対話をいう。チャットには、文字（テキスト）で行われるテキストチャット、音声で行われるボイスチャット、映像で行われるビデオチャットがある。
第 3条 （適用範囲）
本規程は、当社の会社アカウントについて適用される。
第 4 条 （安全管理措置）
（１）当社においてソーシャルメディアを利用する際は、ソーシャルメディアが違法なものではなく、運営会社が信頼に値する企業であることおよび商用利用が可能であることを確認すること。
（２）当社の「代理店における個人情報の取扱いに関する規程」ならびに「代理店における個人情報保護に関する安全管理措置」およびその他保険会社の規程等を遵守し、安全管理措置を講じること。
（３）当社においては、ソーシャルメディアに関するルール、運用方法等について従業者に周知及び教育を行い、その遵守状況について管理・指導を行うこと。
（４）データの最新性を常に確保し、古い情報が掲載されたままにならないよう、管理を行うこと。
（５）誤った投稿やチャット等を行った場合は、速やかに然るべきお客さま対応（投稿内容の削除または非表示等を含む）を行ったうえで、投稿内容等を保険会社に開示・報告すること。
（６） 通信記録の保存・管理が可能なソーシャルメディアを使用すること。
（７）会社アカウントの利用は、会社で管理されている端末以外では行わないこと。
（８）保険会社の求めに応じて、投稿内容やお客さまとの通信記録等を開示・報告すること。
（９） ソーシャルメディアの会社アカウントの利用を行う場合は、保険会社に連絡すること。
第 5 条 （遵守事項/禁止事項）
ソーシャルメディアを代理店業務に利用する場合、掲載・投稿する内容によっては、個人情報保護法や番号利用法、私的財産権（著作権、商標権、肖像権等）に関する法令等の規制を受ける。また、保険募集や募集関連行為、募集関連文書の投稿等を行った場合、保険業法、金融商品取引法等の規制を受ける。
なお、ソーシャルメディアの利用にあたっては保険会社の規程等を参照の上、遵守すること。
上記を踏まえ、掲載・投稿した内容によりお客さまが誤認したり、意図に反して拡散、悪用されることのないよう特に、以下を遵守すること。
（１）ソーシャルメディアを利用し不特定多数のユーザーに情報を発信する場合（広告・投稿等）
(ア) 原則、募集関連文書に該当する内容の投稿は行わないこと。
ソーシャルメディアへの募集関連文書に該当する内容の投稿は原則禁止する。やむを得ず、募集関連文書に該当する内容を投稿する場合は、以下を条件として、保険会社の審査承認後、投稿すること。
l 一切の加筆・修正をしないこと。
l 常に保険会社が確認できる体制をとること。
l 募集関連文書の最新性を常に確保し、使用停止または使用期限切れもしくは未承認の募集関連文書等が掲載されることのないよう、管
理を行うこと。
l 掲載内容について、記録管理を行い、保険会社から求めがあった場合、取扱状況等を報告できる体制をとること。
(イ) 個人情報の掲載・投稿は行わないこと。
プライバシーの保護を含めた個人の権利利益を保護するために個人情報の掲載・投稿は禁止する。また、個人の特定が可能な情報（個人の健康に関する情報、クレジットカード番号、口座番号、証券番号、マイナンバー、顔画像、お客さまに関係するデータ、官公庁が発行するID 等）を、閲覧許可のない者が誰でもアクセスできるような環境への掲載・投稿についても禁止する。
(ウ) 適切なコメント管理を行うこと。
ユーザー等の第三者が保険会社に関するコメントを投稿し、当該コメントが適切でないと判断された場合は、当社より保険会社に連絡を行い、適切な対応を行うものとする。また、第三者による保険会社に関する誤った内容コメントにより他のユーザーの誤認を招くような場合も同様の対応を行うものとする。
（２）ソーシャルメディアを利用し、特定の個人との間で情報をやり取りする場合（チャット等）
(ア) 保険募集等に関する情報をやり取りする場合、あくまで補助的なプロセスであり、後日、適切な方法で内容説明を行うこと。
(イ) お客さまとのやり取りに利用する場合、相手方となるお客さま（特定の個人）については原則1名とし（不特定多数のユーザーとの通信でないこと）、単なる事務的な取次以外の照会に対しては保険募集人資格を有するものが応答者として対応すること。
(ウ) 相手方となる特定の個人については実在する個人であることが必要である。情報をやり取りするにあたり、実在する個人でないことが判明した場合、もしくは実在する個人であることが疑わしい場合は、直ちにやり取りを終了すること。
(エ) 相手方となる特定の個人については、ソーシャルメディア以外の連絡方法（たとえば電話番号）を確保すること。
(オ) 応答者について当社内で特定できる体制をとること。
(カ) 開始に際して、応答者は少なくとも相手方となる特定の個人に対し、当社名・氏名およびソーシャルメディア以外の連絡方法（たとえば電話番号）を伝えておくこと。
(キ) お客さまに対し保険募集等に関する情報をソーシャルメディアにてやり取りする場合について、お客さまの誤認を招かないよう十分配慮すること。
(ク) 相手方の特定の個人との通信記録の保存・管理を行うこと。
(ケ) ソーシャルメディアは履歴が残り、内容において法令違反・違反行為が発覚した場合は処罰の対象となること。
(コ) ソーシャルメディアの運営会社がサーバー等に保管されている個人情報を取扱う場合には、ソーシャルメディア上に、お客さまの個人情報（機微情報を除く）を記載することは、お客さまから個人情報の第三者提供の同意を事前に取得する措置を講じる場合を除き、禁止とする。ソーシャルメディア上で、お客さまから個人情報を取得する場合は、セキュリティが確保されているソーシャルメディアであること等、適切に個人情報が取扱えることを確認した上で行うものとする。
(サ) ソーシャルメディア上に、お客さまの機微情報を記載することは、禁止する。ソーシャルメディア上で、お客さまから機微情報を取得することは、原則禁止とするが、やむを得ず取得する場合は、本人の同意（ご家族等の機微情報を取得する場合は、ご家族等に同席いただくなど当該者の同意を確認すること）に基づき業務遂行上必要な範囲で取得すること、取得した機微情報を適切に管理すること等、適切な態勢を整備すること。ただし、機微情報の取得は、ソーシャルメディアの運営会社がサーバー等に保管されている個人情報を取扱わないことが規約されている場合に限る。
(シ) クレジットカード情報、マイナンバー等の記載を求めないこと。
（３）ソーシャルメディアを利用し当社内での情報のやり取りをする場合、情報漏えいリスク等を十分考慮した態勢を構築した上で、運用を行
うこと。
上記の他、ソーシャルメディアの会社アカウントへ以下の事項またはその他これに類する事項の掲載・投稿を禁止する。
l わいせつ、脅迫、憎悪を伴った内容および誤解を生じさせる内容
l 社会通念上、有害な内容
l 違法行為を認める内容もしくはそれをほのめかす内容
l 他者（社）の違法行為に賛同する内容
l 他者（社）を誹謗・中傷する内容
l 知的財産権（著作権・商標権・肖像権等）等、第三者の権利を侵害する内容
l 他者のプライバシーを侵害する内容
l 当社および保険会社の機密情報、秘守情報を含めた非公開情報
l 当社および保険会社のレピュテーションリスクやブランドイメージを毀損する恐れがある内容
l 当社および保険会社に金銭的な損失等の悪影響を与える内容
l ソーシャルメディアの運営会社が定める利用規約等事項等に反する内容
l 保険会社が開設もしくは運営しているとの誤解を生じさせるような内容
l その他、社会通念上、倫理的もしくは道徳的に避けるべき内容
第 6 条 （会社アカウント運用管理ツールを使用する場合）
会社アカウントの乗っ取りに遭うなどした場合、第三者による不正操作や情報漏えい等のおそれがあることから、会社アカウント運用管理ツール（会社アカウントからのメッセージ配信、会社アカウント利用者IDの管理等を行うことができるツール）を使用する際は、例えば、以下の点等に留意のうえ、アカウントの適切な管理を行うこと。
（１） ログインIDの使用者は必要最小限の人数にする。
（２） ログインIDのパスワードは、定期的に変更する。
（３） 運用管理ツールの使用者が退職した場合等は、ログインIDを削除する。(仕様上削除できない場合は、パスワードの変更を必須とする。）
（４） 運用管理ツール利用者一覧を作成する等して、運用管理ツールを使用できる者を特定・限定する。
（５） 運用管理ツールを利用する端末を限定し、インターネットサイト制限、USBの書き出し制限等を行う。
（６） インターネットカフェ等の不特定多数が利用できる環境からの運用管理ツールへアクセスができないようIP制限、クライアント証明書等によるシステム制限を行う。
第 7 条 （廃業時の対応）
当社を退社した際には、保険会社の指示に基づきデータをすみやかに確実に削除しなくてはならない。
第 8 条 （モニタリング）
（１） 投稿内容やお客さまとの通信記録等に関しては、当社内で内容確認やモニタリング等を実施するなどの態勢を構築しなければならない。
（２） 投稿内容に関し、保険会社に関する苦情があった場合は、速やかに当該保険会社の営業担当者もしくは営業所管へ報告をしなければならない。
（３） 保険会社は、当社のソーシャルメディアの使用について、必要に応じて随時または定期的に、確認を求め、または点検・検査等を実施することがあるため投稿内容やお客さまとの通信記録等について保険会社が提出を求めた場合は、保険会社に開示・報告しなければならない。
第 9 条 （不適切な利用が確認もしくはその恐れがあると判断した場合）
不適切な利用が確認もしくはその恐れがあると保険会社が判断した場合、投稿内容を保険会社に開示・報告するとともに、修正・削除等含め保険会社の指示に従わなければならない。
第 10 条 （処分）
本規程に違反し、不祥事故が発生した場合には、速やかに保険会社へ報告を行うとともに、当社の規程に則って処分を行う。
第 11 条 （管理者）
本規程の管理者は、当社代表者（業務管理責任者、当社規程に定める管理者）とする。管理者は、関連する法令の追加や変更、主務官庁からの指示、保険会社からの改善要請や推奨事項がないかを確認し、本規程を適宜見直すものとする。
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